Komunikace obecního úřadu s obyvateli má smysl. Lidé se často o veřejné dění nezajímají jenom proto, že o něm mnoho neví. Přínosy komunikace plynou zejména z budování sounáležitosti mezi občany a obcí, zvyšování politické stability nebo vyšší míry akceptace záměrů úřadu, bez konfliktů plynoucích z neporozumění dané problematice.
Efektivní komunikace
Pro dosahování cílů ve veřejné správě, jakožto veřejné službě občanům, je nezbytné dbát na správnou komunikaci při poskytování a předávání informací veřejnosti. Efektivní komunikace s veřejností ovšem nepředstavuje pouze jednosměrný tok informací od obce k občanům, ale také zpětnovazební komunikaci ze strany občanů k obci. Občané by měli správním orgánům sdělovat své názory a náměty, čímž mohou napomáhat ke všeobecnému rozvoji obce a ke zvyšování její atraktivity. Bez zohlednění názorů a připomínek veřejnosti v rozhodovacích procesech by se mohla přijatá rozhodnutí dostat mimo realitu praktického života v obci.
Pro zajištění průběžné komunikace s občany nejčastěji obce využívají komunikační kanály jako jsou webové stránky, tištěné zpravodaje, sociální sítě, úřední desky, místní televizi nebo rozhlas.
Doplňkem průběžné komunikace je potom zapojení občanů do přípravy konkrétních rozhodnutí. Jedná se například o komunikaci při přípravě strategie rozvoje obce, diskuzi o významné přestavbě veřejného prostoru, změnu funkce některého obecního zařízení ad.
Vnější a vnitřní komunikace
V rámci komunikace je však nezbytné stanovit nejen komunikační kanály pro informování veřejnosti (tzv. vnější komunikace), ale také definovat principy komunikace uvnitř úřadu, mezi zaměstnanci (tzv. vnitřní komunikace).
Komunikační strategie obce
Pro nastavení efektivních postupů, nástrojů a typů komunikačních kanálů vnitřní i vnější komunikace slouží komunikační strategie obce. Struktura dokumentu by měla odpovídat Metodice přípravy veřejných strategií (Ministerstvo financí ČR, aktualizovaná verze z roku 2019) a Typologii strategických a prováděcích dokumentů (Ministerstvo pro místní rozvoj ČR, 2017). Dle těchto metodik by se tedy komunikační strategie měla skládat ze tří vzájemně provázaných částí.
První z nich, analytická část komunikační strategie, představuje rozbor současného stavu komunikace v obci a na úřadě. Konkrétně jsou zde identifikovány komunikační nástroje, cílové skupiny komunikace, fungující prvky komunikace, zásady informovanosti a definovány nedostatky a slabé stránky, na něž tento dokument reaguje.
V návrhové části strategie jsou formulována opatření, která je třeba zavést za účelem dosažení požadovaného stavu a splnění cílů v rámci vnitřní a vnější komunikace.
Implementační část obsahuje také komunikační plán, ve kterém jsou definovány jednotlivé kroky, postup dílčích opatření a určeny odpovědné osoby pro zlepšení vnitřní i vnější komunikace.
V rámci tvorby dokumentu je vhodné rovněž realizovat dotazníkové šetření v rovině vnitřní i vnější komunikace a vytvořit tak prostor pro získání zpětné vazby od občanů a zaměstnanců úřadu.
Klientsky orientovaná veřejná správa
Správně nastavená komunikační strategie obce je rovněž jedním ze specifických cílů strategického materiálu ministerstva vnitra s názvem Klientsky orientovaná veřejná správa 2030. Dle této celonárodní strategie je vhodným řešením pro zvýšení informovanosti zavedení povinnosti orgánů státní správy a doporučení orgánům územní samosprávy zpracovávat komunikační strategii. Komunikační strategie by se měla věnovat analýze prostředí, zmapování a určení cílových příjemců komunikace, stanovení komunikačních cílů a jejich vzájemné provázanosti, plánu konkrétních komunikačních aktivit, komunikačnímu mixu, technikám a komunikačním kanálům, odhadu rozpočtu a nastavení systému pro zhodnocení výsledků.